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海外挙式の手作り招待状は必要?ゲストが喜ぶ書き方・7つのポイント!

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こんにちはうさよしです。

海外挙式をお考えの皆さんは、招待状はどうすればいいのかとお悩みの方も多いかと思います。

「小規模だし、招待状は無しでいいか・・・」と思う方もいるかと思いますが、参列頂くゲストの方は、海外挙式に不安がたくさんあるはず。

ですから、きちんと招待状に必要な情報をまとめて書くと、ゲストにとってはとても安心なんです。

 

手作りの心のこもった招待状で、ゲストの疑問や心配を少しでも解消出来たらいいですよね。

というわけで、ゲスト目線に立って、「海外挙式の招待状に書いておいた方がいいこと」を纏めてみましたのでどうぞご覧ください。 

 

 

当日の流れ、集合場所の案内は事細かに

 

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参列頂く事が決まっているゲストの方なら、「○○月XX日が挙式」ということは既にお伝えしているかと思います。

ですが、招待状には、具体的に一日のスケジュールをきちんと書いておくのがベターです。

つまり、「何時にどこ集合で、何時頃解散となるのか」ということですね。

ゲストの皆さんにとっても折角の海外旅行なんですから、挙式当日も時間を有効活用して、空いた時間に観光をしたいと思っている人も多いはず。

ですから、どのくらいのお時間を頂戴したいのかをきちんと伝えることはとても大切です。

 

また、集合場所についても書き方に注意が必要です。

海外は携帯もうまく使えず、連絡手段も普段と違いますから、迷ったり別の場所に行ってしまうことが無いよう事細かに書いておく必要があります。

例えばこんな感じ。

悪い例:「14:00 ○○ホテル集合」

良い例:「14:00 ○○ホテル1階フロントに新郎新婦の名前のカードを持ったプランナーさんが立っています」

このように、場所をきちんと指定し、更には目印になるような人やモノを用意できるとベストです。

 

また、カップルによっては、「挙式の後に新郎新婦だけで写真撮影をして、夜に再び集まってみんなで食事をする」なんていうスケジュールを組んでいる方もいるかと思います。

そのような場合は、挙式から食事会の間、ゲストを待たせることになりますので、「この数時間はフリータイムです」というのをきちんと事前にお伝えしておきましょう。

可能であれば、挙式会場や食事会場の近くの観光スポットや休憩できるカフェ等の情報も添えておくと、ゲストが立ち往生することが無いので非常に親切ですね。

 

挙式の注意点、服装やドレスコードを指定する

 

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海外挙式でゲストが最も困るのが「服装」です。

ですから、なるべく細かくドレスコードを指定した方がゲストは困りません。

 

おすすめ文章(女性編)
★「お手持ちのカジュアルなサマードレスでOKです」

★ 「芝生を歩きますので、ヒールではなく歩きやすい靴でお願いします」

★ (色をそろえたい場合)「ピンクのワンピースでお願いします」

 

おすすめ文章(男性編)
★「襟付きのシャツでお願いします」

★「短パン、ビーサンはお控え下さい

★ (色をそろえたい場合)「白シャツにブルーの短パンでお願いします」

 

 

食事会はどんな雰囲気なのか伝える

 

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挙式同様、食事会はどんなスタイルになるのかについても、ゲストは非常に気にしています。

日本の披露宴のようなかしこまったものなのか、はたまたレストラン等でカジュアルに行うものなのか。。。。。

それによってゲストの心構えも変わってきますから、どんなスタイルで食事会を行うのか、ゲストにもきちんと知らせてあげましょう。

 

そして挙式同様、ゲストにどんな服装で来てほしいかも書いておくとなお良しです。

「挙式のままの恰好でお願いします」でもいいですし、「楽な私服にお着替えになっていらしてください」とか。

新郎新婦がどんな格好で登場する予定なのかについても書いておくと、ゲストも服装の心構えが出来ますからおすすめですよ。

 

ゲストの旅費は負担するのか、ご祝儀は受け取るのか

 

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海外での挙式に参列して下さるゲストの皆さんは、高い旅費を払って来てください。

ですから、後でトラブルにならないよう、旅費は新郎新婦がどの程度負担するのか、あるいは全く負担しないのか、きちんと書いておくのがベターです。

文例としては、以下を参考にしてみてください。

 

新郎新婦が全額負担する場合
「ご旅行の費用は新郎新婦にて負担させて頂きます。」

 

新郎新婦が一部だけ負担する場合
「遠いところまでお越し頂きますので、新郎新婦から心ばかりのお車代をお出しさせて頂きます」
 
 
新郎新婦は全く負担しない場合
「誠に恐縮では御座いますが、お越し頂く際の費用は各自でご負担願います。」

 

 

また、ご祝儀を受け取るのか、食事会の会費は頂くのかについても、きちんと新郎新婦のスタンスを書いておいてあげることが必要です。

「お越し頂くだけでありがたいので、ご祝儀等のお心付けはご遠慮ください」とか、
「食事会は会費を1万円と頂きますので、ご用意お願いいたします」とかですね。

旅費負担とご祝儀有無の考えは以下がスタンダードですので、参考にしてください。

新郎新婦が旅費全額負担 =ご祝儀を頂いてOK
新郎新婦が旅費一部負担 =食事は会費制(5000-10000円程度)or 受け取らない
新郎新婦が旅費負担しない=受け取らない

 

会場周りの簡単な地図を書くと安心

 

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ゲストは、土地勘がない海外だからこそ「宿泊しているホテルから挙式会場までは、どのくらいの距離があるのだろう?」と気にします。

しかも、市販のガイドブックには挙式会場までは載っていないので、ゲストに各自で調べて頂かなくてはいけなくなってしまいます。

そこで、簡単な手書きのものでもいいので、有名スポットやホテルとの位置関係や、移動距離等を書いた地図があると喜ばれるでしょう。

 

宿泊先、滞在スケジュールもある程度指定する

 

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海外挙式では「どこのホテルに泊まったらいいの?」とか、「いつ現地に到着したらいいの?」など、ゲストにとって疑問も多いもの。

そこで、ゲストにご自身で旅行プランを立てて頂く場合は、宿泊先や滞在スケジュールについても指定してあげた方が親切です。

例えば、「新郎新婦は○○○ホテルに宿泊しますので、可能であれば同じホテルかその近辺へのご宿泊をお願いします」とか、「挙式の前日には現地にご到着頂けると幸いです。」とか。

指定が無い場合も「指定はありません」と書いてあげるのが親切です。

 

緊急連絡先

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現地では日本と違って携帯ですぐに連絡を取り合うことが出来ません。

ですから、トラブルが起きた際の連絡手段について伝えておくことはとっても重要です。

新郎新婦それぞれの携帯番号を書いておくのももちろんOKですが、私がオススメしたいのが、新郎新婦が電話に出れないときにも対応してくれる番号を書いておくということ。

例えば、当日付き添いをしてくれるウェディングプランナーの電話番号や、旅行代理店の日本語デスク、宿泊ホテルのフロントデスクなどですね。

これなら、新郎新婦が観光中や、準備で電話に出れないときも安心です。

日本からかける場合と、現地からかける場合のそれぞれの電話の掛け方まで書いておくと、更に親切ですよ。

 

シンプルな手作りでもOK!親切な案内で、ゲストの不安をなくそう

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いかがでしたでしょうか。

海外挙式に慣れている方はほとんどいないですから、ゲストの方もいろいろな不安を抱えていることでしょう。

その不安を少しでも解消し、せっかくの海外旅行や海外挙式を楽しんでいただく為に、招待状ではぬかりない親切な案内が出来たらいいですよね。

来て頂く方へのおもてなしの気持ちを表す為に、是非招待状の作成も心を込めて頑張ってみて下さいね。

最後までお読みいただきありがとうございました。この記事が役に立った!という方は、是非ブックマークやSNSでのシェアをお願いします。